Sotec solution & technology
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MS Office SharePoint

Microsoft Office SharePoint Server ist eine integrierte Suite mit Serverfunktionen, die dazu beitragen können, die Effektivität einer Organisation zu verbessern. Hierzu zählen umfassende Content Management-Funktionen, unternehmensweite Suchläufe, Beschleunigung gemeinsamer Geschäftsprozesse und einfache, Bereichsgrenzen überschreitende gemeinsame Datennutzung für einen besseren Einblick in die Unternehmensabläufe. Office SharePoint Server unterstützt alle Intranet-, Extranet- und Webanwendungen im gesamten Unternehmen innerhalb einer einzigen integrierten Plattform, sodass sich separate fragmentierte Systeme erübrigen. Darüber hinaus stellt dieser Kooperations- und Content Management-Server für IT-Fachleute und Entwickler die Plattform und die Tools bereit, die für die Serververwaltung, die Erweiterung von Anwendungen und die Interoperabilität benötigt werden.


Verwalten von Inhalten und Prozessen

Vereinfachen Sie mit einem umfassenden Satz von Tools für die Verwaltung und Steuerung elektronischer Inhalte Ihre Konformitätsmaßnahmen, um Unternehmensinformationen sicherer aufzubewahren. Optimieren Sie die täglichen Geschäftsprozesse, damit sie nicht die Produktivität der Organisation belasten. Verwenden Sie dazu elektronische Formulare und sofort einsatzfähige Workflowprozesse, die die Benutzer über vertraute Microsoft Office-Anwendungen, E-Mails oder Browser initiieren und nachverfolgen und an denen sie teilnehmen können.

Steuern Sie Dokumente über eine detaillierte, erweiterbare Richtlinienverwaltung. Definieren Sie angepasste Dokumentverwaltungsrichtlinien, um Zugriffsrechte auf Elementebene zu steuern, Beibehaltungszeiträume und Ablaufaktionen anzugeben sowie Inhalte mithilfe von Dokumentüberwachungseinstellungen nachzuverfolgen. Dank der Integration von Richtlinien mit vertrauten Clientanwendungen wird die Konformität für Mitarbeiter transparent und einfach. Die Integration in die Verwaltung von Informationsrechten hilft sicherzustellen, dass proprietäre und vertrauliche Informationen auch dann besser geschützt werden, wenn keine Serververbindung besteht.

Zentralisieren Sie Speicherung, Verwaltung und Abruf von Dokumenten unternehmensweit. Organisationen können alle geschäftlichen Dokumente und Inhalte an einem zentralen Ort speichern und verwalten. Die Benutzer verfügen über einen konsistenten Mechanismus, um in ihnen zu navigieren und relevante Informationen zu suchen. Die Standardeinstellungen für das Repository können geändert werden, um Workflow hinzuzufügen, Beibehaltungsrichtlinien zu definieren und neue Vorlagen sowie Inhaltstypen hinzuzufügen.

Vereinfachen Sie die Verwaltung von Webinhalten. Stellen Sie einfach zu verwendende Funktionalität für Erstellung, Genehmigung und Veröffentlichung von Webinhalten bereit. Masterseiten und Seitenlayouts stellen wiederverwendbare Vorlagen bereit, mit denen Sie ein konsistentes Aussehen und Verhalten implementieren können. Dank neuer Funktionalität können Unternehmen Inhalte aus einem Bereich in einem anderen veröffentlichen (z. B. Inhalte aus Zusammenarbeitssites in einem Portal) sowie die mehrsprachige Inhaltsbereitstellung auf mehreren Intranet-, Extranet- und Internetsites kosteneffektiv verwalten.

Erweitern Sie Geschäftsprozesse auf das gesamte Unternehmen. Mit Forms Services gesteuerte Lösungen ermöglichen es, Informationen sicherer und genauer innerhalb und außerhalb der Organisation zu sammeln, ohne Code für benutzerdefinierte Anwendungen zu schreiben. Diese Informationen können dann ganz einfach in Branchensysteme integriert, in Dokumentbibliotheken gespeichert, zum Starten von Workflowprozessen verwendet oder an Webdienste übermittelt werden. So werden doppelte Arbeit und teure Fehler vermieden, die beim manuellen Eingeben von Daten leicht entstehen können.

Optimieren Sie tägliche Geschäftsaktivitäten. Nutzen Sie Workflows, um häufige Geschäftsaktivitäten zu automatisieren und ihnen mehr Sichtbarkeit zu geben, beispielsweise Aktivitäten wie die Dokumentüberprüfung und -genehmigung, Problemverfolgung und Sammlung von Unterschriften. Die Integration mit vertrauten Clientanwendungen von Microsoft Office, E-Mail und Webbrowsern vereinfacht die Benutzeroberfläche. Organisationen können die mitgelieferten Prozesse ganz einfach ändern oder ihre eigenen Prozesse definieren, indem sie vertraute Microsoft-Tools wie Microsoft Office SharePoint Designer oder das Entwicklungssystem Microsoft Visual Studio verwenden.

Gewinnen von besserem Verständnis für geschäftliche Faktoren

Überwachen Sie wichtige geschäftliche Faktoren effektiv, ermöglichen Sie organisationsweit fundiertere Entscheidungen, und antworten Sie proaktiv auf wichtige geschäftliche Ereignisse.

Stellen Sie unverzichtbare Informationen an einem einzigen, zentralen Ort bereit. Erstellen Sie interaktive Liveportale für Business Intelligence (BI), in denen Unternehmensinformationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengestellt und angezeigt werden können. Verwenden Sie dazu integrierte BI-Funktionen, wie z. B. Dashboards, Webparts, Key Performance Indicators (KPIs) und Konnektivitätstechnologien für Unternehmensdaten. Zentrale Berichtscentersites bieten den Benutzern einen einzelnen Ort, an dem diese die neuesten Kalkulationstabellen, Berichte oder KPIs finden können.

Ermöglichen Sie Benutzern schnellen Zugang zu Informationen. Die unternehmensweite Suche von SharePoint bezieht Personen- und Unternehmensdaten sowie Dokumente und Webseiten ein, um umfassendere Ergebnisse bereitzustellen. Das Suchcenter stellt einen einzelnen, integrierten Ort bereit, an dem Mitarbeiter Inhalte, Verfahren, Personen- und Unternehmensdaten finden können, die für ihre spezifischen Anforderungen relevant sind. So können Personen und Organisationen Entscheidungen schneller und anhand der neuesten Informationen und Fakten treffen.

Geben Sie Unternehmensdaten für viele Benutzer frei, und schützen Sie zugleich sensible Informationen. Excel Services kann in Office SharePoint Server ausgeführt werden und stellt den Zugriff auf Daten und Analysen in interaktiven Kalkulationstabellen von Microsoft Office Excel in Echtzeit über einen Webbrowser bereit. Mithilfe dieser Kalkulationstabellen können Sie eine einzelne zentrale, aktuelle Version aufrechterhalten und effizient freigeben. Zugleich können Sie ggf. alle sensiblen oder proprietären Informationen schützen, die in Dokumente eingebettet sind (beispielsweise Finanzmodelle).

Nutzen Sie Ihre unstrukturierten geschäftlichen Netzwerke als Grundlage für bessere Entscheidungen. Mitarbeiter können mithilfe neuer Wissensmanagementtools ihre leistungsstarken unstrukturierten geschäftlichen Netzwerke innerhalb und außerhalb ihrer Organisationen optimal verwenden und somit schneller und effizienter Verbindungen mit anderen Personen herstellen. Indem Sie diese undokumentierten Geschäftsbeziehungen erforschen und Experten für bestimmte Fachgebiete finden, können Einzelpersonen Entscheidungen besser und schneller treffen.

Machen Sie Unternehmensdaten nutzbar. Der Geschäftsdatenkatalog ermöglicht es, strukturierte Daten aus Branchenanwendungen wie Siebel oder SAP auf unterschiedliche Weisen in Office SharePoint Server zu integrieren, und zwar über Webparts, Listen, Personenprofile, Suche oder durch Programmierung. Zentral verwaltete Verbindungen zu Back-End-Systemen können einmal definiert und dann von Endbenutzern wiederverwendet werden, um auf Back-End-Daten zuzugreifen, ohne Code zu schreiben. So können Unternehmensdaten ganz einfach in Portalinhalte eingebunden werden. Mit dem Geschäftsdatenkatalog können außerdem Back-End-Unternehmensdaten in die unternehmensweite Suche integriert werden, ohne dass Protokollhandler, iFilter oder benutzerdefinierter Code geschrieben werden müssen.

Vereinfachen der internen und externen Zusammenarbeit

Geben Sie einfacherer und sicherer Wissen frei, suchen Sie Informationen, und arbeiten Sie mit anderen zusammen, innerhalb von Organisationsgrenzen und über diese hinaus. Nutzen Sie die Netzwerke Ihrer Partner und Kunden sowie Ihre eigenen, um effektive Verbindungen zu anderen Personen herzustellen.

Verbessern Sie die Beziehungen zu Kunden und Partnern. Mit intelligenten, auf Standards basierenden, über elektronische Formulare gesteuerten Lösungen können Sie über einen Webbrowser geschäftliche Informationen von Kunden und Partnern sammeln. Die LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)-Integration und die Unterstützung für andere austauschbare Authentifizierungsanbieter erleichtern die Arbeit mit anderen Verzeichnisdienstquellen als Active Directory. Somit wird das Einrichten von Extranets vereinfacht, und Sie können leichter engere Verbindungen zu Kunden, Partnern und Zulieferern erreichen.

Überall zugreifbare unternehmensweite Suche. Die unternehmensweite Suche von Office SharePoint Server führt zu hoch relevanten Ergebnissen und bezieht Unternehmensinhalte wie Personen- und Geschäftsdaten sowie Dokumente und Webseiten ein, um umfassendere Ergebnisse bereitzustellen. Die unternehmensweite Suche ist von überall in Office SharePoint Server aus zugreifbar, da sie eng in SharePoint-Websites, Webparts, SharePoint-Listen, Personenprofile und Weiteres integriert ist. Somit können die Benutzer während ihrer Navigation im Portal von überall aus nach den benötigten Informationen suchen. Mit der unternehmensweiten Suche können Unternehmensdaten durchsucht werden. Die Suchergebnisse können intensiv angepasst werden, indem beispielsweise spezifische Metadatenelemente von Back-End-Datensätzen an die Oberfläche gebracht werden.

Arbeiten Sie, wann und wo Sie möchten. Dank Offlinezugriff auf Listen und Dokumentbibliotheken von SharePoint können Sie sich über Microsoft Office Outlook von der einschränkenden Notwendigkeit befreien, mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sein zu müssen. Eine enge Integration in Microsoft Office Groove Server stellt weitere Möglichkeiten für Offlinebenutzer bereit.

Stellen Sie Verbindungen her, und geben Sie Wissen für andere Personen frei. Dank neuer Wissensmanagementtools können Mitarbeiter Personennetzwerke innerhalb und außerhalb ihrer Organisationen erstellen und nutzen, um schneller und effizienter Verbindungen mit anderen Personen herstellen und Wissen für diese freigeben zu können.

Personalisieren Sie den Betrieb. Die Funktion Meine Websites stellt eine vollständig personalisierte Benutzeroberfläche mit einer dedizierten Website für jeden Benutzer bereit. Jede Website kann verwendet werden, um Inhalte, Informationen und Anwendungen gesteuert zu speichern, darstellen, anzuzeigen und zu verwalten. Jede Website kann außerdem verwendet werden, um Informationen zum Benutzer darzustellen, wie z. B. Qualifikationen und Rollen, Kollegen und Manager, Gruppen und Verteilerlisten, zu denen der Benutzer gehört, sowie Dokumente, an denen der Benutzer gerade arbeitet. Jede Website enthält strenge Datenschutzsteuerungs- und Sicherheitsmechanismen, so dass jeder Benutzer auswählen kann, wie viele Informationen welchen Personen angezeigt werden sollen. Jede Website kann außerdem vollständig an individuelle Anforderungen angepasst werden.

Möglichkeiten zur Mitwirkung an Strategien für die IT-Abteilung

Verbessern Sie die Fähigkeit der IT-Abteilung, auf Unternehmensanforderungen zu reagieren, und reduzieren Sie die Anzahl der zu wartenden Plattformen, indem Sie über eine einzige integrierte Plattform unternehmensweit alle Intranets, Extranets und Webanwendungen unterstützen.

Nutzen Sie die erweiterte Interoperabilitätsunterstützung. Office SharePoint Server baut auf einer skalierbaren Architektur auf, die Webdienste und Interoperabilitätsstandards einschließlich XML und SOAP (Simple Object Access Protocol) unterstützt. Office SharePoint Server enthält außerdem funktionsreiche, offene APIs (Anwendungsprogrammierschnittstellen) sowie Ereignishandler für Listen und Dokumente. Dies ermöglicht eine Integration in vorhandene Systeme und gibt Ihnen die Flexibilität, neue IT-Investitionen einzubeziehen, die nicht von Microsoft stammen. Die LDAP-Integrationsunterstützung für andere austauschbare Authentifizierungsanbieter erleichtert die Arbeit mit anderen Quellen als Active Directory. Der sofort einsatzfähige WSRP-Consumerwebpart ermöglicht die Integration in anderen WSRP-kompatible Portallösungen.

Versetzen Sie die IT-Abteilung in die Lage, sich stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Benutzer können jetzt Sites erstellen, Workflows initiieren, Anwendungen selbst bereitstellen, auf Back-End-Daten zugreifen, die Sicherheit auf Elementebene definieren, gelöschte Elemente wiederherstellen und andere Aufgaben abschließen, ohne die IT-Abteilung um Hilfe zu bitten. Diese verringerte Abhängigkeit der Benutzer von der IT-Abteilung verbessert die Produktivität und ermöglicht es der IT-Abteilung außerdem, sich auf die Bereitstellung von Diensten zu konzentrieren, die einen wirklichen Mehrwert für die Organisation darstellen. Mit dem Geschäftsdatenkatalog können Sie Konfigurationen von Geschäftsanwendungen für den Zugriff auf Daten in Back-End-Systemen definieren und bereitstellen. Dieses Feature kann von Benutzern im Unternehmen wiederverwendet werden, um personalisierte Ansichten von Unternehmensdaten zu erstellen, ohne benutzerdefinierten Code entwickeln zu müssen. Vereinfachen Sie die Bereitstellung, Verwaltung und Systemadministration. Die Verwaltung einer Webserverfarm, Bereitstellung neuer Inhaltselemente und siteübergreifende Verwaltung der Synchronisierung sind jetzt viel einfacher. Die Bereitstellung kann mit einer Top-Down- oder Bottom-Up-Methode erfolgen.

Vereinfachen Sie die Sitebereitstellung über sofort einsatzfähige Startwebsitevorlagen für häufige Websites. Diese Vorlagen bieten Bereichs- und Seitenlayoutvorlagen und eine vorkonfigurierte Navigation. Erweiterte Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen für Inhalte helfen IT-Spezialisten bei der Planung von Sicherungen, Sicherung von Sammlungen mehrerer Sites sowie der individuellen Wiederherstellung dieser Sites.

Robuste Tools zur Systemüberwachung und Verwendungsnachverfolgung. Mit diesen Tools können Sie Probleme schneller isolieren und lösen und die Betriebseffizienz der Systeminfrastruktur verbessern.

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